קביעת תורים עם AI ישירות מתוך השיחה
Booking AI הוא סוכן קולי שקובע תורים בזמן השיחה: הוא בודק זמינות אמיתית ביומן, מציע חלונות שמתאימים לאורך השירות המבוקש, מזין את התור, ויודע גם להזיז ולבטל. המתקשר לא מקבל הבטחה שמישהו יחזור אליו, אלא שעה סופית לפני שהוא מנתק.
ההבדל מול טופס קביעה באתר הוא הערוץ: כאן הלקוח מחייג, וזה עדיין הערוץ המרכזי בענפי שירות רבים בישראל.
מה עולה יומן שמתנהל בעל פה.
אלה ארבע התקלות שחוזרות בכל עסק שמנהל תורים ידנית.
תור כפול
שני אנשים על אותה שעה, כי מי שקבע לא ראה את היומן העדכני.
חלון שנשאר תפוס
מישהו ביטל בהודעה, אף אחד לא שחרר את השעה, והיא עברה ריקה.
שיבוץ באורך לא נכון
טיפול של שעה וחצי נדחס לחלון של שעה, וכל היום זז אחריו.
תור שנרשם על פתק
נכתב על דף ולא הוזן ליומן, ואיש לא יודע עליו עד שהלקוח מגיע.
שלוש דרכים לקבוע תור.
אף אחת מהן לא מספיקה לבדה לרוב העסקים.
| יומן ידני בטלפון | קישור לקביעה באתר | קביעה בשיחה | |
|---|---|---|---|
| מי מטפל | אדם מהצוות | הלקוח לבד | הסוכן, בזמן השיחה |
| זמינות | רק כשיש מי שיענה | כל שעה | כל שעה |
| מתאים לקהל מבוגר | כן | פחות | כן |
| בדיקת זמינות | תלוי בעדכניות היומן | מול היומן | מול היומן |
| שינוי וביטול | ידני | לרוב כן | כן, בשיחה |
| פנייה דחופה | אם עונים | לא מזוהה כדחופה | לפי כללים שהגדרתם |
רוב העסקים משלבים: קישור לקביעה עצמית למי שגולש, וקביעה בשיחה למי שמחייג.
מבקשה לתור סופי, בשיחה אחת.
חמישה שלבים שקורים בתוך דקה, בלי שאיש מהצוות נוגע בזה.
-
01
הבקשה
המתקשר אומר מה הוא צריך. הסוכן מזהה את סוג השירות ואת המשך שלו.
-
02
בדיקת זמינות
מול היומן עצמו, כולל חסימות, הפסקות ושעות שאתם לא מקבלים בהן.
-
03
הצעת חלונות
שתיים או שלוש אפשרויות ממשיות, לא רשימה ארוכה שמבלבלת.
-
04
אישור והזנה
התור נכנס ליומן והחלון נתפס מיד, כדי שלא ייקבע פעמיים.
-
05
תזכורת לפני
הודעת תזכורת מצמצמת אי הגעה, שהיא ההפסד היקר ביותר ביומן.
הזזת תור, לא קביעה חדשה.
בחרנו דווקא את השיחה הזאת כי היא הכי שכיחה ובדרך כלל הכי מוזנחת: מישהו רוצה להזיז תור קיים.
שימו לב לשלב שאף אחד לא רואה: החלון של יום חמישי משתחרר באותו רגע, ולכן אפשר לתת אותו למישהו אחר.
הדגמת עבודה. קו הדמו החי מוגדר כמספרה.
מה הוא לא יעשה ביומן שלכם.
יומן זה משאב רגיש, ולכן ההגבלות כאן נוקשות יותר.
לא פותח שעות שלא אישרתם
אם סגרתם שישי, הוא לא ימצא שם חלון גם אם הלקוח מתעקש.
לא דוחס טיפול ארוך
חלון קצר מדי מקבל הצעה חלופית, ולא שיבוץ שיפיל לכם את היום.
לא מבטיח תור לדחוף
מקרה דחוף מטופל לפי כללים שאתם מגדירים, כולל העברה לאדם.
לא גובה תשלום
אין סליקה בשיחה. תשלום ומקדמות נשארים בתהליך הקיים שלכם.
קביעת תורים היא חלק מתפקיד שלם.
העמוד הזה מתמקד ביומן, אבל אותו סוכן גם עונה, מוסר מידע ומעביר לאדם. את התפקיד המלא תיארנו בעמוד ai receptionist, ואת המנוע הקולי שמריץ אותו בעמוד voice agent.
שאלות ותשובות.
השיבוץ נעשה מול היומן עצמו ולא מול עותק, ולכן החלון נתפס ברגע האישור. השני יקבל הצעה לשעה אחרת במקום לקבל אישור לתור שכבר לא קיים. זו הסיבה שחיבור ליומן אמיתי חשוב יותר מכל יכולת שיחה.
מגדירים משך לכל סוג טיפול או שירות, והמערכת משבצת חלון בגודל הנכון. אם מבקשים שירות ארוך בשעה שאין בה מספיק זמן, היא מציעה שעה אחרת במקום לדחוס אותו ולהרוס את שאר היום.
כן, וזה בדרך כלל החלק שחוסך הכי הרבה. ביטול שמתקבל בטלפון ומשחרר את החלון מיד מאפשר לתת אותו למישהו אחר. ביטול שנשאר בהודעה קולית עד הבוקר משאיר שעה ריקה ביומן.
לא בהכרח. הכל תלוי באילו ממשקים היומן או תוכנת הניהול שלכם מאפשרים. בשיחת האפיון בודקים מה קיים ומה ניתן לחבר בפועל, ואם חיבור ישיר לא אפשרי אפשר לעבוד מול יומן נפרד ולסנכרן. אנחנו אומרים מראש מה יעבוד ומה לא.
לא, הם משלימים. טופס באתר מתאים למי שכבר גלש ומעדיף לסדר לבד. קביעה בשיחה מתאימה למי שמחייג, וזה עדיין חלק גדול מהפניות בענפי שירות, במיוחד אצל קהל מבוגר ובפניות דחופות.
קודם תשמעו אותו. אחר כך נדבר.
חייגו 055-507-8475 ותנסו אותו כמו לקוח אמיתי. אם הוא ישכנע אתכם, נבדוק ביחד את נפח השיחות, את היומן ואת החיבורים שהעסק שלכם צריך.